Kā dokumenti jāreģistrē uzņēmumā?

Kāda ir dokumentu reģistrācija un kāda ir organizācija? Atbildēsim uz šo jautājumu, lai: pirmkārt - "ko", un tad jau - "par ko".

Tātad šis process ir fakta saņemšana vai dokumenta izveidošana.

Tā gaitā ir īpašsindekss tieši uz papīra, kuru izveidojusi vai saņēmusi organizācija. Bet tas ir tikai puse no procedūras. Otra daļa - atbilstošas ​​informācijas par "jaunpienācēju" ieviešana īpašā reģistrācijas formā. Indeksu parasti veido vairākas daļas. Pirmkārt, tas ir sērijas numurs. To var papildināt ar izpildītāju rādītājiem, lietu nomenklatūru, saņēmēju klasifikatoru utt. Komponenti var sakārtot dažādās secībās. Pirmais, piemēram, var būt numurs, tad nomenklatūras indekss un izmantotais klasifikators var norādīt pašā beigās. Bet otrā secība ir iespējama. Starp citu, īpašu numuru piešķiršanu, kas satur arī burtu kombinācijas, raksturo reģistrēto dokumentu reģistrācija.

Jāteic, ka uzņēmumā vai uzņēmumā jāveic vispārēja dokumentu reģistrācija. Tas nozīmē, ka jāreģistrē visi biznesa dokumenti, gan ienākošie, gan izejošie.

Tālāk jānorāda, ka organizācijas dokumentu reģistrācijai jāatbilst šādām prasībām:

• Vienreizējs - visi saņemtie vai izveidotiedokumentāciju nosaka tikai vienu reizi. Ja mēs runājam par iekšējiem pasūtījumiem, tad no departamenta uz nodaļu viņi ceļo ar numuru, kas sākotnēji tika piešķirts. Šis noteikums ir vienlīdz taisnīgs arī attiecībā uz oficiālo korespondenci un smagu priekšnieku pasūtījumiem.
• Savlaicīgums - šeit tas nozīmē, kareģistrācija saņemti no ārpuses vērtspapīriem, tiek veikta uzņemšanas dienā. Ja mēs runājam par iekšējo pasūtījumiem, norādījumus vai rīkojumus, tos var noteikt pēc parakstīšanas atbildīgajiem darbiniekiem (maksimāli - nākamajā dienā).
• Atdalīšana - katram uzņēmējdarbības veidlapas veidam ir personiska fiksācija (ienākošie, izejošie, pasūtījumi, piezīmes, sanāksmes protokoli, pasūtījumi utt.).
• Viendabīgums - grāmatvedība vienmēr tiek veikta saskaņā ar vieniem un tiem pašiem noteikumiem. Šajā gadījumā reģistrācijas veidlapa nav svarīga.
• Būtības pilnīgums - ievadot datus reģistrācijas veidlapā, tajā ir jāuzrāda maksimālā informācija. Jo īpaši attiecībā uz jebkāda dokumenta saturu.

Turklāt visu dokumentu noformēšana uzņēmumā būtu jāveic viena gada laikā (kalendārs).

Un tagad ir pienācis laiks atbildēt uz jautājumu: "par ko?" Organizācijās izmantoto dokumentu reģistrācija ļauj risināt dažādus uzdevumus. Apskatīsim visekāko piemēru. Ja kalendārā gada beigās uzņemat un analizējat sērijas numurus, varat izsekot dokumenta plūsmas pieaugumam. Šī informācija var izraisīt sekretāra leģitīmās prasības palielināt viņa algu (kā iespēja - palielināt sekretariāta personāla skaitu).